🧩 Prozessmanagement in KMU

Kurz erklärt: In kleinen und mittleren Unternehmen fehlt oft die Zeit für aufwendige Dokumentationen und Prozesse. Dabei kann gerade ein schlankes Prozessmanagement enorme Vorteile bringen. Es schafft Transparenz, Effizienz und klare Zuständigkeiten. Das Ziel ist nicht Bürokratie, sondern Vereinfachung durch Struktur.

Besonderheiten:

• Prozesse sind meist personenabhängig und nicht dokumentiert.
• Eine klare Rollenverteilung fehlt häufig.
• Verbesserungen entstehen oft zufällig statt systematisch.

Beispiel (KMU):

Ein Handwerksbetrieb erhält immer wieder Reklamationen, da Termine und Materialien durcheinanderlaufen. Durch die Einführung eines einfachen Auftragsprozesses mit digitalem Formular, eindeutiger Aufgabenverteilung und Übergabepunkten sinken die Fehler um 40 %, und die Kundenzufriedenheit steigt deutlich.

🏛 Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung

Kurz erklärt: Die öffentliche Verwaltung steht unter dem Druck, bürgernäher, schneller und digitaler zu arbeiten. Prozessmanagement hilft dabei, standardisierte Abläufe zu etablieren, Medienbrüche zu vermeiden und gesetzliche Vorgaben effizient umzusetzen.

Besonderheiten:

• Starre Strukturen und gesetzliche Rahmenbedingungen.
• Unterschiedliche Zuständigkeiten zwischen den Verwaltungsebenen.
• Hohes Potenzial bei Digitalisierung und Bürgerkommunikation.

Beispiel (Verwaltung):

Eine Stadtverwaltung stellt 20 verschiedene Formulare für die Beantragung von Kita-Plätzen bereit. Nach einer Prozessanalyse wird der gesamte Ablauf zentralisiert, digitalisiert und automatisiert – inklusive einer Erinnerungsfunktion für fehlende Unterlagen. Dadurch sinkt die Bearbeitungsdauer von drei Wochen auf fünf Werktage.